通信障壁と遅延の隠れたコストを明らかにする

本ホワイトペーパーは、シーメンス・コミュニケーションズがスポンサーとなり、SISインターナショナル・リサーチが作成した調査結果をまとめたものです。8か国、8つの異なる業種、従業員数最大400名の中小企業が日々の業務活動において経験する、コミュニケーション上の障壁と遅延による隠れたコストについて、議論し、定量化しています。.
本ホワイトペーパーでは、シーメンス・エンタープライズ・コミュニケーションズのSMB向け統合コミュニケーションソリューションが本質的に必要とされる理由を説明します。.
エグゼクティブサマリー
従業員100人の中小企業は、コミュニケーションの障壁と遅延が原因で、年間1,000万4,000ドルもの損失を被っている可能性がある。日常業務プロセスやコラボレーションにおけるコミュニケーションの障壁と遅延は、「コミュニケーションの苦痛」と呼ばれている。こうした日常的なコミュニケーションの苦痛に対処しないと、運用コストの増加、顧客満足度の低下、競争優位性の低下につながる。シーメンスは、世界中の中小企業(SMB)が被る実際のコストを明らかにするため、SIS International Researchに調査を依頼した。.
調査の主な結果は次のとおりです。
- 中小企業と大企業は、同様のコミュニケーション上の課題を抱えている。
- 通信の障壁と遅延は広範囲に及んでいる
- 中小企業にとってコミュニケーション上の問題は大きな損失となる。
- 中小企業にとって、コミュニケーションの非効率性に対処することは最優先事項である。
- 変化するビジネス環境が中小企業の流動性を高めている
- 中小企業のモビリティ向上は、より高度な通信ソリューションへのニーズを高めている。
- 断片的で多様な技術は、コミュニケーション効率を制限する。
- 統合コミュニケーションは中小企業に根付きつつある
背景
Siemens Enterprise Communications は、ユニファイド コミュニケーションのグローバル リーダーです。同社は、Forrester、SQM Research、BaseX Research、Aberdeen Research、Insignia Research などによる、コミュニケーション障壁に関する複数の調査を委託しています。
ユニファイドコミュニケーション(UC)とモビリティは、中小企業のコミュニケーションにおける新たなソリューション分野として注目されています。UCは、インターネットプロトコルを介して、シームレスで簡単、かつコスト効率の高いコミュニケーションを実現する可能性を秘めています。モビリティは、コミュニケーションのスピードを飛躍的に向上させるでしょう。多くの大企業が、業務プロセスの改善、コスト削減、顧客満足度の向上を目指し、これらの技術の評価と導入を進めています。.
これまでの研究とは異なり、本研究は従業員数400人以下の中小企業(SMB)が特に経験するコミュニケーション上の困難を調査し、定量化することを目的として設計されました。これにより、中小企業が抱える問題点、遅延、コストを理解することができました。さらに、大企業と同様に、中小企業もコミュニケーションの遅延を解消し、モバイルワーカーのコミュニケーションを改善するための解決策を求めていることが分かりました。.
目的
この研究は、以下の 4 つの主な目的を達成するように設計されています。
1. 中小企業と大企業におけるコミュニケーションの問題点を比較する。
2. プロセスの調整とコラボレーションを取り巻くコミュニケーションの障壁と遅延を調査する。
3. 中小企業による非伝統的なテクノロジーの現在の使用状況と関心を調査する。
4. 統合コミュニケーションが、コミュニケーションの改善を通じて中小企業のプロセスとコストの改善にどのように役立つかを理解します。
方法論
2008年9月から11月にかけて、513名の回答者を対象に電話調査を実施した。回答者の選定にあたっては、従業員規模、業界、国という3つの主要セグメント間でバランスが取れるように配慮した。.
注: このホワイト ペーパーの図、表、および図表で使用されている数値は四捨五入されており、必ずしも合計が 100% になるとは限りません。
回答者のプロフィール
回答企業は、世界の主要な経済圏 3 か国 (米国、西ヨーロッパ、BRIC 諸国 3 か国) の 8 か国のいずれかに所在しています。具体的には、調査対象国は、ブラジル、フランス、ドイツ、インド、イタリア、ロシア、米国 (US)、英国 (UK) です。
調査への参加が決定した企業は、以下の 8 つの業界分野のいずれかに分類されます。 通信、金融、ヘルスケア、保険、製造、専門ビジネスサービス、不動産、卸売業または小売業。
本調査において、「コミュニケーション」とは、コンピュータ技術、ハードウェアおよびソフトウェア開発など、コミュニケーション関連の専門職全般を指します。同様に、「専門ビジネスサービス」とは、会計、コンサルティング、法律関連ビジネスサービスなど、専門職全般を指します。最後に、ヘルスケア分野の回答者は、非政府系のヘルスケア関連企業の従業員であることを確認するよう配慮しました。.
回答者は全員、従業員数400人以下の小規模から中規模の企業に勤務する知識労働者でした。本稿では、「知識労働者」と「従業員」という用語を使用します。本稿における知識労働者とは、主に情報や知識を活用して業務を遂行する従業員を指します。知識労働者には、コミュニケーション技術を日常的に活用し、管理職、情報技術、顧客サービス、営業・マーケティングなどの役割を担う人材が含まれます。「従業員」とは、役割やコミュニケーション技術の使用状況に関わらず、組織のすべての従業員を指します。.
報酬率
給与情報は、調査対象となった 8 か国それぞれの 8 つの業種の知識労働者について www.salary.com から収集されました。この情報源から報告されたデータには福利厚生の費用が含まれていないため、これらの費用を計上するために標準 30% が追加されました。このレポートでは、報酬率は 2008 年 12 月 1 日の為替レートに基づいて米ドルで表示されています。
主な調査結果
本調査は、2007年にシーメンス・エンタープライズ・コミュニケーションズのためにインシグニア・リサーチが実施したコミュニケーション上の課題に関する調査結果を基に実施されました。SISインターナショナル・リサーチは、インシグニアのデータを分析し、中小企業(SMB)と大企業(LE)における10の課題の相対的な重要性を検討しました。以下の表に示すように、課題の相対的な順位付けには、知識労働者1人当たりの年間コスト(米ドル)が用いられました。.
プロセス連携やコラボレーションを取り巻く様々なコミュニケーション上の障壁や遅延は、「コミュニケーション上の問題」と呼べる。チームメンバー間のコミュニケーション調整、複数のコミュニケーション手段の使い分け、業務の流れを阻害する予定外のコミュニケーションや優先度の低いコミュニケーションへの対応などは、中小企業が経験するコミュニケーション上の問題である。これらの様々なコミュニケーション上の障壁は、個々にも集合的にも「問題点」と呼ばれる。.
中小企業と大手企業は同様のコミュニケーションの悩みを抱えている
生産性コストは、絶対的な金額と個々の問題点の相対的な順位において中小企業と大企業の間で違いがあるものの、上位5つの問題点は同じである。情報待ち、不要なコミュニケーション、非効率的な調整、コラボレーションの障壁、顧客からの苦情が、両グループにとって最もコストのかかる5つの問題点であった。さらに、これら5つの問題点の現状維持による累積年間コストは、中小企業では$35,196、大企業では$36,443で、知識労働者1人当たり年間で有意な差はなかった。これは、これらの問題点に対処するために費やした時間と、平均時給$37に基づいている。.
コミュニケーションの障壁と遅延が蔓延
2008年の調査では、中小企業の回答者に対し、上位5つのコミュニケーション上の課題それぞれについて、自身と同僚の経験について尋ねました。平均して、回答者の701%がこれらの課題を経験したことがあると回答しました。また、回答者はこれらの課題への対応に平均して週17.5時間を費やしていると述べています。.
非効率的な調整
回答者の68%は、チームメンバー間のコミュニケーション調整に困難を感じており、それが時間的制約のある顧客からの要望に迅速に対応するチームの能力に影響を与えていると回答しました。さらに、チームメンバー間のコミュニケーション調整に週平均3.7時間を費やしており、目標達成や期限遵守に向けたチームの効率性を阻害しています。.
情報を待っています
回答者全体の68%が、複数の方法を用いて複数回直接連絡を試みたにもかかわらず、相手からの情報を待つ間に業務の遅延を経験している。平均的な遅延時間は、知識労働者1人あたり週3.5時間である。これは、特定のタスクを進める前に費やす時間としては相当なものであり、重要な業務プロセスに悪影響を及ぼす可能性がある。.
迷惑な通信
優先度の低い通話やボイスメールなどの不要な通信は、調査対象グループが最も頻繁に経験する問題点です。回答者の 77% が、不要な通信への対応に 1 週間に 2 時間以上を費やしていると回答しています。これらの中断は気が散ってワークフローを中断させ、生産性の低下や期限の遅れにつながります。
顧客のクレーム
回答者全体の 74% は、顧客からの否定的なコメントや苦情への対応に、特に顧客がタイムリーに連絡できなかったことが原因で、平均して週 3.3 時間を費やしていると回答しています。生産性の損失自体は大きいですが、顧客の不満の本当のコストは間違いなくそれよりはるかに大きいです。
コラボレーションの障壁
回答者の61%は、同僚との共同作業セッションを確立することに困難を感じています。さらに、彼らはアクセスの困難さやその他のコミュニケーションツールに起因する同僚との完全な共同作業の不足といった問題に対処するために、平均して週3.3時間を費やしています。.
こうしたコミュニケーションの非効率性により、1 週間の労働時間の 40% が失われていること、また、回答者の大半が顧客対応や意思決定の役割を担っていることを考慮すると、重要なビジネス プロセス、新しい収益、顧客満足度への悪影響が明白になります。
コミュニケーションの悩みは中小企業にとって大きな負担
コミュニケーション障壁に起因する生産性損失による現状の累積コストは、知識労働者 1 人あたり年間 $26,041 と推定されました。これは、調査対象の各国および業種における知識労働者の報酬率と、各問題点への対応に費やされた時間を因数分解して算出されました。
回答者がさらに、自社の全従業員の平均20%が同様の問題点を経験していると推定していることを考慮すると、これらの問題への対応に費やされた時間の100%が非生産的であると仮定した場合、中小企業にとって現状維持のコストは従業員1人あたり年間$5,246に達する。したがって、例えば従業員100人の中小企業は、コミュニケーションの非効率性の結果として、年間$524,569という驚異的な損失を被っている可能性がある。.
コミュニケーションの非効率性に対処することは中小企業にとって最優先事項です
調査回答者には、各問題点に対処するためのコミュニケーション ソリューションの改善を自社でどの程度優先するかを尋ねました。回答者は 1 から 5 のスケールで考えるよう求められました。1 は「まったく優先度が高くない」、5 は「優先度が非常に高い」を表します。
全体として、回答者の41%が、これらの問題点に対処するのに要する時間を短縮するシステムを持つことが、自社にとって非常に高い優先事項であると回答しました。図3は、これらの問題点に対処するために1週間あたりに費やす時間と、現状維持によるコストが比較的低い国であっても、解決策の優先順位が高いことを示しています。.
たとえば、ロシアとブラジルの中小企業は、これらの問題点の解決に費やす時間が最も少なく、現状維持コストも最も低いと報告されています。ただし、これらの問題点の解決の優先度は、世界平均と同等かそれ以上であると報告されています。
コミュニケーション問題への対応に費やす週あたりの時間は、業界によって大きく異なり、金融業界の約14時間から、医療・製造業の約20時間まで幅があります。このばらつきは、特定の業界が取引量の多いビジネスを特徴としていることに一部起因しています。ビジネスの取引量が多いほど、コミュニケーションニーズの頻度と深刻度が高まります。.
例えば、卸売・小売業は、少額取引が大量に発生する業種であるため、問題点の発生頻度と深刻度が平均を上回っています。一方、金融業や専門ビジネスサービス業は、高額取引が少量発生する業種であるため、問題点の発生頻度と深刻度が平均を下回っています。.
問題点の解決に費やされる時間と現状維持のコストは業種によって異なりますが、こうしたコミュニケーションの非効率性を解決する優先度は、いくつかの例外を除いて非常に高く、世界平均の 41% にほぼ一致しています。
SMB の従業員数が増えると、コミュニケーションの非効率性の解決に高い優先順位が付けられる可能性が高くなります。従業員数が 20 人になると、明らかな変曲点が見られます。従業員数が 20 人を超える SMB が割り当てる優先順位は、従業員数が少ない企業よりも 43% 以上高くなります。
この相関関係は、ネットワーク内のユーザー数が増えるにつれて通信ソリューションの有用性が指数関数的に増加するという点で、理にかなっています。実際、従業員20人以上の企業で働く知識労働者の週当たりの作業時間は、従業員20人未満の企業で働く知識労働者の週当たりの作業時間よりも50%以上長くなっています。.
進化するビジネス環境がモビリティを推進
情報化時代のビジネス環境は進化し続けています。この進化に伴い、企業は次のような変化を遂げています。
- より広範な地域にわたる顧客へのサービス提供。;
- より多くの情報、より良いサービス、そして改善された連携を提供する必要がある。;
- 応答時間を短縮し、商品、サービス、情報をより迅速に提供する必要がある。.
中小企業も、こうしたビジネスの現実から逃れることはできません。そのため、中小企業の従業員は、職場のデスクにいるとき、オフィスで働いているとき、会議中、外出中、自宅で働いているときなど、どこからでも連絡が取れることが求められます。
中小企業のモビリティ向上により通信ソリューションの改善が求められている
SMB 従業員はモバイル性が高く、回答者の 50% 以上がモバイル ワーカーであると自認しています。さらに、これらの回答者の 48% が複数の種類のモバイル ワークを行っています。
全体として、中小企業のモバイルワーカー回答者のうち76%は、顧客との面談、新規顧客開拓、ベンダーとの交渉などで頻繁に外出しています。これらのモバイルワーカーは、まさに出張の戦士です。64%は、デスクにいることはほとんどなく、会議や同僚との会話のためにオフィス内を常に動き回っているオフィスワーカーです。最後に、27%は、時々、または100%は自宅で仕事をしています。.
国別に集計された調査結果を分析すると、2つの主要な傾向が浮かび上がってくる。各国の経済発展とインフラ整備の現状は、労働力の流動性を確保する必要性と能力に大きな影響を与えているようだ。そのため、西ヨーロッパや米国の先進国は、ブラジルやロシアといった新興国に比べて、より高いレベルの労働流動性を示している。.
インドは伝統的に新興経済国に分類されますが、情報経済の発展に重点を置いたことで、モバイルワーカーの活用が加速しています。このように、インドは先進国に近い行動をしています。
全体として、回答者の推定では、自社従業員の20%が出張型、19%がオフィス勤務型、15%が在宅勤務をしていると回答した。一般的に、この傾向は各国においても当てはまり、出張型とオフィス勤務型の方が在宅勤務型よりも多い。.
回答者には、3 種類のモバイル ワーカーそれぞれに対して、自社が通信ソリューションを改善する優先度について質問し、1 から 5 のスケールで評価してもらい、1 は「まったく優先度がない」、5 は「優先度が非常に高い」と評価してもらいました。
いくつかの例外を除き、企業全体で特定の種類のモバイル ワーカーの割合が低い国でも、中小企業はモバイル ワーカーのコミュニケーションの改善に高い優先順位、または非常に高い優先順位を置いています。
断片化され多様な技術が通信効率を制限する
中小企業は、生産性の向上とイノベーションのために通信技術を利用することが増えています。さらに、モバイル ワークを可能にするソリューションを活用しようとしています。中小企業に、現在ビジネスで利用している通信技術の種類について尋ねたところ、次のようなことがわかりました。
- 調査対象となった中小企業の601,300社が、現在コンタクトセンターシステムを使用して、大量の電話、電子メール、ファックス、インスタントメッセージを受信、ルーティング、キューイング、および応答している。;
- 調査対象となった中小企業の79%社が従来型のPBXを使用している。;
- 調査対象となった中小企業の41%が現在VoIPを利用している。;
- 調査対象となった中小企業の47%社が、自社が販売、マーケティング、採用などのビジネス活動にソーシャルネットワーキングを利用していると回答した。
- 回答者の49%が、仕事のために無線インターネットアクセスが必要だと回答した。.
さらに、中小企業はさまざまな業務を遂行するためにインターネットを利用しています。私たちが質問した業務のうち、最も普及しているのはインスタント メッセージング、ビデオ会議、およびファックス サービスです。インスタント メッセージングは明らかにトップで、回答者の 73% がインターネットを IM に使用し、56% がインターネットをビデオ会議とファックス サービスに使用しています。
SMB が導入しているテクノロジーをすべて考慮すると、コミュニケーションとコラボレーションは非常に効率的であると考えられます。しかし、この調査で示されているように、依然として大きな非効率性が残っています。
これらの技術は確かに組織のコミュニケーション能力を向上させてきました。しかし、多様で断片化されたコミュニケーション技術の普及により、ユーザーは複数のデバイス、ツール、アプリケーションを使いこなす必要が生じています。そのため、これらの断片化されたコミュニケーションソリューションは、コミュニケーションとコラボレーションの効率性を向上させるどころか、効果的なコミュニケーションとコラボレーションの妨げとなっています。統合されたコミュニケーションソリューションの必要性は明らかです。.
統合コミュニケーションが中小企業に定着しつつある
回答者には、「ユニファイド コミュニケーション」という用語にどの程度精通しているかを尋ねられました。回答者全体の 83% が、ユニファイド コミュニケーションについて少なくとも聞いたことがあると回答しました。
一般的に、ユニファイド コミュニケーションの認知度は、企業規模が大きくなるにつれて高まります。従業員 20 人未満の企業の回答者の 78% が、少なくともユニファイド コミュニケーションについて聞いたことがあると回答しましたが、従業員 300 ~ 400 人の企業の従業員の平均は 85% でした。
先進国の回答者は、ユニファイド コミュニケーションに対する認知度が高いと回答しました。ブラジルとロシアの調査回答者は、ユニファイド コミュニケーションに対する認知度が最も低く、それぞれの国で回答者の 37% が「ユニファイド コミュニケーション」という用語に馴染みがない、または知らないと回答しました。
コミュニケーション部門の従業員は、最も高い認知度を報告しており、56% は、この用語にかなりまたは非常に精通していると述べています。対照的に、金融部門の回答者は、ユニファイド コミュニケーションに対する不慣れさの平均レベルが最も高かったです。予想通り、テクノロジー関連の職務に就いている回答者は、ユニファイド コミュニケーションに対する精通度が高かったと報告しています。
回答者の 62% が、少なくとも 1 つの統合コミュニケーション プロバイダーの名前を挙げることができました。その中で最も頻繁に挙げられたのは、Cisco、Microsoft、Siemens でした。先進国では、グローバル プロバイダーが最も頻繁に挙げられています。しかし、インド、ロシア、ブラジルなどの新興国では、地域的なプロバイダーが最も頻繁に挙げられています。
回答者には、所属する会社が現在ユニファイド コミュニケーション製品を使用しているかどうかも尋ねられました。調査回答者全体の 41% が、所属する会社が現在ユニファイド コミュニケーション製品を使用していると回答しました。現在の UC ユーザーの間で最も高いシェアを占めているのは、Microsoft、Siemens、IBM であると報告されました。
従業員数とUCの現在の利用状況には明確な相関関係があります。さらに、従業員20名以上の中小企業と300名以上の中小企業では、ユニファイドコミュニケーション製品の利用が著しく増加しています。つまり、従業員20名未満の中小企業のうちUCを利用しているのはわずか20%であるのに対し、従業員300名以上の中小企業では53%が利用しています。.
現在、国によって UC 製品の使用状況は大きく異なります。インド、ロシア、ブラジルなどの新興経済国と、より成熟した米国および欧州経済国の間には明確な隔たりがあります。平均 53% で、先進経済国におけるユニファイド コミュニケーションの使用量は、新興経済国の 2 倍以上です。
統合コミュニケーション製品の使用状況を業種別に調査すると、通信業界が 55% の中小企業で現在最も使用率が高い業界であることがわかります。金融業界の中小企業は 27% で、最も使用率が低いことがわかりました。
SMB はユニファイド コミュニケーション製品の有用性を認識しており、その技術と現在のプロバイダーについてかなり精通しています。UC 製品の使用は SMB の間で広がりつつありますが、現在 SMB の約 60% が UC ソリューションを採用していません。これは UC 普及の大きな成長機会を表しています。
結論
コミュニケーションの障壁と遅延は中小企業に広く見られます。平均して、回答者の 70% が 5 つの問題点を経験したことがあると述べています。また、回答者は、これらの問題に対処するために、平均して 1 週間あたり合計 17.5 時間を費やしていると述べています。
コミュニケーションの問題は中小企業にとって大きな損失です。コミュニケーションの障壁によって生じる生産性の低下による現状の累積コストは、知識労働者 1 人あたり年間 $26,041 と推定されています。
さらに、回答者は、自社の全従業員の平均20%が同様の問題点を経験していると推定した。これを踏まえると、中小企業にとって現状維持のコストは従業員1人あたり年間$5,246となり、報告された問題への対応に費やす時間の100%が非生産的であると仮定した場合、例えば従業員100人の中小企業は、コミュニケーションの非効率性によって年間$524,569という莫大な損失を被っている可能性がある。.
中小企業にとって、コミュニケーションの非効率性に対処することは最優先事項です。回答者の411,330人が、これらの課題への対応に費やす時間を短縮するシステムを導入することが、自社にとって非常に重要な優先事項であると述べています。これらの課題への対応に費やす時間や現状維持に伴うコストが比較的低い国や業種であっても、解決策を求める優先順位は高いままです。.
SMB の従業員数が増えると、通信の非効率性の解決に高い優先順位が付けられる可能性が高くなります。これは、ネットワーク内のユーザー数に応じて通信ソリューションの有用性が飛躍的に増加するため、当然のことです。
ビジネスの性質の変化により、モビリティの必要性が高まっています。ビジネス環境が複雑化するにつれて、企業は競争力を維持するために行動を起こす必要があります。このような行動には、より広い地理的範囲にわたる顧客へのサービス提供、より多くの情報、より良いサービス、改善されたコラボレーションの提供、応答時間の短縮による商品、サービス、および情報のより迅速な提供などが含まれます。
中小企業も、こうしたビジネスの現実から逃れることはできません。そのため、中小企業の従業員は、職場のデスクにいるとき、オフィスで働いているとき、会議中、外出中、自宅で働いているときなど、どこからでも連絡が取れることが求められます。
SMB の従業員はモバイル性が高く、回答者の 50% 以上がモバイル ワーカーであると自認しています。さらに、回答者の 48% が複数の種類のモバイル ワークを行っています。このような高いレベルのモビリティにより、通信ソリューションの改善の必要性が高まっています。例外はほとんどありませんが、全社的に特定の種類のモバイル ワーカーの割合が低い国でも、SMB はモバイル ワーカーの通信の改善を高い、または非常に高い優先度に置いています。
SMB では、生産性の向上と革新のために通信テクノロジーを利用するケースが増えています。さまざまなテクノロジーの導入により、組織の通信機能が向上しました。しかし、多様で断片化された通信テクノロジーの普及により、ユーザーは複数のデバイス、ツール、アプリケーションに対処する必要が生じ、通信の大幅な非効率性が続いています。統合通信ソリューションの必要性は明らかです。
ユニファイド コミュニケーションは、中小企業セグメントに定着しつつあります。中小企業はユニファイド コミュニケーション製品の有用性を認識しており、そのテクノロジーと現在のプロバイダーについてかなり精通しています。
UC製品の利用は中小企業の間で広がりを見せているものの、約601,300社の中小企業が現在UCソリューションを導入していない。これは、UC普及にとって大きな成長機会となる。.
SISインターナショナル・リサーチについて
SIS International Research は、市場調査と市場情報に特化した世界的な調査会社です。1982 年に設立され、SIS はヨーロッパ、北米、ラテンアメリカ、アジア、中東の 120 か国以上をグローバルにカバーしています。
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シーメンスエンタープライズコミュニケーションズの詳細については、www.siemens.com/openをご覧ください。
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